Виртуальный офис Управляющая компания Офис-М. Деловая сеть Санкт-Петербург и Ленинградская область.

Реальный офис
без квадратных метров

8 (812) 600-500-7
  • Санкт-Петербург
  • Москва

Что выбрать - приходящего или виртуального секретаря?

Что выбрать - приходящего или виртуального секретаря?

Если абстрагироваться от расхожего мнения о секретаре офиса как о «блондинке с ногами от ушей» и с идеальным маникюром, то должность эта просто необходима для нормального функционирования любого офиса. Знающий квалифицированный секретарь – это ценный работник, в функции которого входит прием входящих звонков и их грамотное распределение. От секретаря во многом зависит имидж компании, ведь опытный сотрудник офиса всегда компетентно ответит на большинство стандартных вопросов и оставит у потребителя приятное впечатление, а для репутации компании такое впечатление часто бывает определяющим. Поэтому даже такие малозаметные услуги секретаря, как организация и соблюдение режима работы и отдыха руководителя, может во многом повлиять на работоспособность управляющего крупной компанией. Но время вносит свои коррективы и сегодня многие компании пользуются услугой виртуального офиса, которые организуются при помощи возможностей современной IP-телефонии. Часто такой офис расположен на удалении, в другом городе или даже стране.

 

Часть функций, которые традиционно выполнялись секретарями, сегодня может исполняться в автоматическом режиме, по заданному алгоритму. Это касается некоторых рутинных стандартных вопросов, на которые можно дать заранее подготовленные ответы. Нужен ли при этом приходящий секретарь, который от звонка до звонка просидит в офисе, занимаясь привычным делом? Однозначного ответа нет, при некоторых обстоятельствах услуги квалифицированного сотрудника, имеющего большой опыт и высокую компетенцию, могут быть неоценимы. Но при наличии отдаленного офиса ситуация несколько иная, чем при традиционном раскладе. Нет необходимости физического присутствия человека на рутинном рабочем месте по одной значимой причине – офис является виртуальным и рабочее место в нем также виртуальное. Надо признать, что роль секретаря при наличии удаленного доступа вовсе не уменьшается. А значит, появляется такая профессия, как виртуальный секретарь.

 

Ценность такого работника можно уяснить, если ознакомиться с объемом порученной работы. Все те же телефонные звонки, и оперативная информация, которая должна правильно распределяться между персоналом. Секретарь – это достаточно эффективный фильтр, который регулирует поступающую информацию по ее значимости и важности. Исходя из вопросов экономии, такой секретарь может заменить целый штат сотрудников обычного офиса, при этом находясь на удалении от руководства компании. Но возможности современной техники позволяют преодолеть эти расстояния и дистанционно управлять процессами в режиме реального времени. И виртуальный или удаленный секретарь становится центром всех коммуникаций, от его квалификации зависит успешная работа компании грамотное распределение нагрузки, что необходимо для нормального функционирования любой фирмы. И особенно это важно при организации работы небольших компаний в другом городе. К примеру, виртуальный консультант-секретарь позволит во многом способствовать отличному имиджу сети магазинов, расположенных в разных городах. Надо отметить такой важный момент, что работа на виртуальных площадках возможна без перерывов и выходных, круглосуточно и без отпусков. Больничные и декретный отпуск также могут кануть в прошлое, ведь работу эту можно совмещать даже с домашними делами. Это во многом способствует успеху компании, которая использует достижения современной системы телекоммуникаций и решает большинство проблем, имеющих место при традиционных методах работы с потребительским сообществом.

Назад